Verslo proceso optimizavimas yra labai svarbus pradinis etapas, kuris iš karto padeda padidinti įmonės veiklos efektyvumą, pagerindamas joje šiuo metu veikiančius procesus.

Šis etapas dažnai nereikalauja investicijų ir finansinių išlaidų, todėl atlikus pakeitimus, iš karto gaunamas rezultatas.

Konkretūs procesų efektyvinimo darbai labai priklauso nuo įmonės, bet apibendrinant galima pateikti keletą pavyzdžių:

• Pasikartojančių ar besidubliuojančių darbų išeliminavimas -darbų eigos (workflow) pakeitimai

• komunikacijos pagerinimas (tame tarpe efektyvesnių komunikacijos priemonių įgyvendinimas)

• skaitmenizavimo/automatizavimo ar robotizavimo darbų išskyrimas

  (paprastai tai pasikartojantys, darbo laikui ir resursams imlūs techniniai darbai)

• Tuo pačiu įvertinama, ar apsimoka bandyti pertvarkyti darbus, matuojant

  sąnaudas bei atsipirkimo laikotarpį (ne viską apsimoka keisti)

Galimi optimizavimo pavyzdžiai:

Pagrindiniai žingsniai, kuriais yra įgyvendinamas procesų optimizavimas:

Pirmas žingsnis:

Problemos identifikavimas.Labai svarbu teisingai nustatyti pagrindines procesų problemas,kurios turi didžiausią įtaką bendram efektyvumui.

Antras žingsnis: Analizė.

Ar procesas ar jo dalis atitinka nustatytus tikslus (parametrus).Jei tikslai nenustatyti, gamima remtis analogiškais panašios veiklos geriausiais pavyzdžiais.

Trečias žingsnis: Pakeitimų įgyvendinimas.

Šiame etape išimami ar pakeičiami neefektyvus darbai, juos visiškai ar iš dalies pakeičiant automatizuotais darbais

Ketvirtas žingsnis: Stebėjimas.

Pakeisto proceso stebėjimas ir tolesnis tobulinimas iki nustatyto tikslo pasiekimo.